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新生代主管Ryan|GMC人物專訪 EP01

新生代主管Ryan|GMC人物專訪 EP01

新生代主管 空運部出口運務組組長— Ryan

邁著自信的步伐,待人總是和善,儘管戴著口罩,也能從眉宇之間感受到滿滿的親切感,他就是我們今天的受訪者——Ryan,現任空運部出口運務組組長。

01. 入職那天起,全都是挑戰

◤ 2017 年的 7 月,他毅然決然地選擇投身到這個陌生的產業… ◢

回想剛入職那天,Ryan 嘴角不禁微微揚起笑著說「那時候印象最深刻的就是和現在的主管自強哥同一天入職,當下其實也沒有想太多,只覺得竟然有人跟我同一天進來,而我們就這樣一路奮戰到了現在。」

◤​​​​​​​ 因為從沒接觸過這個行業,所以每一步都是挑戰 ◢

當時恰逢空運部重組時期,人力非常吃緊,所以對當時的新人來說,學習力、適應力要非常好,從詢價、報價、打單…到與航空公司或同行溝通,全都要在短時間內快速上手,而在對貨運承攬業只有模糊概念的情況下,Ryan 開始了所有新手的第一課——背地圖及港點。

 

一轉眼,5 年過去了,當時的產業小白,現在已經是公司的重點培育人才。

 

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02. Fake It Until You Make It!

「雖然職稱是 Co-Load,但我們也跟業務一樣有開發性質,差別在於我們開發同行,而不是客人」 Ryan 提到。Co-Load 的主要職責為集結各同行的運價、特色及併貨服務,且有替公司、業務創造更大利潤的責任。除了公司本身的合約之外,業務能否出貨、能否取得更有優勢的運價,都要靠 Co-Load 去維護同行間的關係。

在剛開始開發、面對同行時,總是會面臨層層關卡,而最常遇到的第一個課題便是「吃閉門羹」

◤​​​​​​​「首先,被拒絕其實是一件很正常的事!」◢

Ryan 語氣認真,雙眼透出堅定的神情說道,看起來絲毫不會因此感到挫敗,也許反而對這樣的挑戰更樂在其中。除了被拒絕,對菜鳥而言的另一門課題就是聽不懂對方在說什麼,即使腦中一片混亂,仍要保持從容不迫的語調,儘管電話這頭,正振筆疾書地抄下剛才提到的每個專有名詞和出貨資訊,但依舊要維持專業的態度,向客戶展現可靠的一面,一結束通話就馬上詢問同事剛剛不懂的地方。回憶著當初的忐忑,Ryan 揚起笑容露出笑看當年的神情。

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03. 從一次次的實務經驗中累積專業

◤​​​​​​ 「空運其實有標準作業流程,但有趣的是,在每個環節中,都有可能出現變數」◢

談到空運的突發狀況,Ryan 不假思索地道出。有時候是客戶天外飛來一筆的問題,有時候是臨時發生的意外事件,有時候是以前沒接觸過的貨物,100 筆訂單就有 100 種作法,每天都有不同的問題等著被解決,心臟越來越大顆,經驗也隨之積累「意外狀況有時候算蠻有意思的啦,雖然當下會覺得很傻眼,但現在回頭想想都覺得很好笑」Ryan 說。

◤​​​​​​​ 從實戰演練中累積經驗,再將經驗內化成專業◢

 運送特殊貨品也是空運常見的狀況,像是當時正好台東熱氣球展展期結束,要將熱氣球運往歐洲 「熱氣球的皮跟籃子都是一般品,但麻煩的是鋼瓶,因為鋼瓶屬於危險品,需要清空證明,才能正 常出貨。」Ryan 分享著。「我們也很常處理超大超長的貨,我有個客人常出零件類的特殊機械管, 短則 200 多公分,長的話,有一次出到 500 多公分,我當時心想哇,這東西怎麼出啊!?哇,那真的很長啊!」一提到特殊貨物,Ryan 難掩興奮的心情分享著過往的經驗,他也和我們分享了運送貴重品的經驗「畫作在貨品的歸類上屬貴重品,因為藝術的價值是無法衡量的,一幅畫可能少則動輒 2、30 萬,多則上百萬,且畫作不能疊、不能壓、不能碰撞,所以在運送的處理上,要更加注意才行。」

歷經 5 年的磨練,如今的 Ryan 已身經百戰,練就臨危不亂的本事。「每天的工作內容變化很多,雖 然剛開始很挫,不過久了就熟能生巧,即便是以前從未發生過的狀況,也能馬上反應過來告訴客人 該如何處理。」在運送過程中,會遇到各式各樣的狀況,每個環節都有可能出問題,雖然當下真的 是很頭痛,但 Ryan 回頭想起來也只是會心一笑。畢竟沒有當初的種種狀況,就沒有現在的專業。

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04. 文件報關、CS、Co-Load 怎麼選?

若以服務來區分的話,空運有分空運出口、空運進口及空運三角,若以職責區塊區分的話,又分為 文件報關、Customer Service(CS)與 Co-Load。除了 Co-Load 本身的職務之外,Ryan 也花了半年 的時間到文件報關端實際操作,這也是他第一次對空運的流程有整體的認識。

「因為對文件報關的全盤瞭解,之後面對同行時,提單怎麼修、實際上如何操作,我就能夠更有底 氣地回答,因為我知道我講的是沒錯的。」Ryan 語氣篤定,充滿自信。

憑藉對各個職務的通盤瞭解,在組內也較能知道如何調配人力,讓每個人都適得其所,發揮更大價值,這也不禁讓人好奇,文件報關、CS、Co-Load 這三種職務,分別有怎樣的性質,又更看重怎樣的特質呢?

✈ 文件報關:耐心、細心、穩定

實際作業、核對、key in 資料時,必須花時間細心處理,由於是固定的時間成本,比較難縮短作業時間,每天工作內容重複性比較高,適合性格較穩定的人

✈ CS:細心、主動、圓融

CS 也需要耐心與細心,只是會多一個跟客人互動的部分,需要具備圓滑的交涉技巧與熟練的應對進 退,所以適合較主動又能兼顧細節的人

✈ Co-Load:主動、彈性、臨機應變

統包 CS 的特質,再加上要跟同行建立交情,安排貨物出口時,要熟知有哪幾間航空公司有到、可以找誰借單,幫客人找出解決方案,臨機應變的能力要很強

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05. 從職員變主管的心境轉換

「一般職員可能就是把自己份內的事情圓滿解決就好,手上被分到的項目處理完,工作就結束了; 就像是鐵鍊環環相扣,只要我自己事情做完,且不影響到後手,基本上就合格了! 」Ryan 說。

「但當位置升上主管,身負管理的職責時,就不能這樣解讀了,除了做好自己的事,還要瞻前顧後,瞭解整體的運作流程及因果邏輯,該如何優化現行做法等,將視角拉遠,才能看見問題真正的癥結」

相較於身為一般員工的鐵鍊思維,Ryan 將團隊比喻成齒輪,而他便是齒輪的潤滑劑,確認每個組員都正常運轉,整個團隊才能運作地更順暢! 在團隊人才的選用上,Ryan 也有他的想法「每位同事的個性都不一樣,擅長的領域也不同,再加上空運的人少而精,所以更要將對的人放在對的位置,價值才能更被凸顯出來!」

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06. 奮鬥的路上,少不了並肩作戰的良師益友

在捷美的這幾年,從剛踏入新產業的菜逼八開始,遇到不懂的就問,到現在已經是空運老手的出口運務組組長,這一路上,有沒有影響 Ryan 最深或最想感謝的人呢?

「最想感謝的人應該就是 Joy(自強哥)吧,剛進來時他就已經是經驗豐富的前輩,一路上他就像我的師父,一開始先教我基本的專業知識,基礎的操作我可以自己處理,之後他也慢慢讓我承接更多, 遇到各種奇奇怪怪的狀況或特殊案例時,可以說他就像我的哆啦 A 夢,任何問題都能向他請益領教,這一點我覺得蠻幸運的!」

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